Comment bien s’entourer et déléguer

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Comptabilité et tenue de livres, soutien informatique et développement de sites Web, gestion des ressources humaines ou de la paie… Ces tâches et bien d’autres requièrent des connaissances et une expertise dont les très petites entreprises ne disposent pas nécessairement à l’interne. Devrait-on embaucher, former un employé déjà en poste ou encore confier ces tâches à des sous-traitants?

Réfléchir aux besoins

La réponse à cette question dépend de plusieurs facteurs, indique Michel Grenier, professeur et directeur général du Centre d’entrepreneuriat ESG UQAM. « Tout dépend de la nature de son activité. Par exemple, si on se consacre au développement de sites Web, il est bien évident que l’on pourra se charger de celui de son entreprise. En revanche, si on a un atelier d’usinage, on aura tout intérêt à confier cette tâche à un sous-traitant », explique-t-il. 

Les ressources externes sont nombreuses pour les entreprises et peuvent combler toutes sortes de besoins qu’ils soient technologiques, administratifs, reliés aux communications, au marketing, etc.

« Avant d’embaucher de nouveaux employés pour occuper ces fonctions, on peut aussi avoir recours à des pigistes ou même à des stagiaires », dit M. Grenier, qui précise que cela permet d’attendre d’avoir atteint le volume d’affaires suffisant pour recruter des ressources humaines supplémentaires.

Pourrait-on seulement compter sur les employés déjà en poste pour réaliser ces tâches en leur faisant suivre une formation supplémentaire, par exemple en tenue de livres ? « Cela peut s’envisager, mais il faut que ce soit un employé en qui on a confiance et surtout qui a l’intention de rester à notre emploi. Sinon, l’expertise qu’il aura acquise sera perdue », soutient M. Grenier.

Trouver la bonne ressource

Lorsqu’on a décidé de faire affaire avec un sous-traitant, encore faut-il en dénicher un. Comment procéder pour trouver la bonne ressource ? M. Grenier indique que faire appel à son réseau est l’une des façons les plus sûres et les plus efficaces pour y parvenir. « Les entrepreneurs qui disposent d’un bon réseau trouvent plus facilement des ressources, et celles-ci sont de meilleure qualité », explique-t-il.

Pour développer leur réseau, les nouveaux entrepreneurs ont tout intérêt à devenir membres de la chambre de commerce de leur région par exemple, et à participer régulièrement aux activités et aux événements qu’elle organise pour agrandir leur cercle de connaissances. Ils peuvent aussi demander des recommandations aux personnes avec lesquelles ils ont étudié, ou encore en demander aux personnes qui sont déjà à leur emploi.

Savoir recruter

Si l’on a décidé d’embaucher un nouvel employé, comment augmenter ses chances de trouver une ressource compétente ? « Tout d’abord, il faut savoir exactement quelles seront les tâches que la personne devra accomplir. Cela paraît évident, mais ce n’est pourtant pas le cas. Il peut arriver que l’entrepreneur n’ait pas pris le temps de réfléchir à cet aspect », souligne Michel Grenier.

• Avant tout, il est important de faire une description de poste précise, avec les fonctions et les responsabilités qui y sont reliées. 

• On doit aussi s’interroger sur les valeurs et sur la culture de son organisation, afin d’être en mesure de recruter une personne qualifiée et qui sera en phase avec celles-ci.

• Ensuite, où faut-il annoncer le poste ? Les sites de recherche d’emploi peuvent être une bonne idée, mais cela peut constituer un investissement coûteux pour une petite entreprise. On pourrait plutôt faire circuler l’annonce au sein de son réseau, par exemple à l'aide des médias sociaux, et demander à ses employés de recommander des candidats potentiels.

• Les salons de l’emploi sont aussi des sources intéressantes pour dénicher de la main-d’œuvre, ainsi que les services de placement des établissements d’enseignement qui peuvent nous aider à trouver de jeunes diplômés. « Les recruteurs déposent des annonces dans ces services, qui leur recommandent ensuite des diplômés », explique Michel Grenier. Il n’est pas toujours nécessaire d’embaucher un professionnel, un étudiant peut aussi suffire à combler nos besoins. « Par exemple, un étudiant en comptabilité peut effectuer un certain nombre de tâches dans ce domaine », indique Michel Grenier.

Embaucher un nouvel employé et « rentabiliser » celui-ci constitue un investissement important pour une petite entreprise. Il ne faut donc pas se tromper dans son choix. Lors de la réception des candidatures, comment faire le tri et augmenter ses chances de trouver le bon candidat ? « Dès la première étape, on devrait éliminer le plus de CV possible. Par exemple, on écarte systématiquement les dossiers qui ne sont pas accompagnés d’une lettre de motivation, les sollicitations trop impersonnelles qui font manifestement partie d’envois de masse », dit M. Grenier. Au moment des entrevues, on n’aura plus qu’un petit nombre de candidats à rencontrer.

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